Réussir un parcours d’onboarding : tous nos conseils

Réussir un onboarding : les 5 étapes clés à suivre

Le terme d’onboarding est apparu dans les années 1970 et s’est démocratisé dans les années 2010. Il englobe toute la période, dont la durée varie d’une entreprise à une autre, durant laquelle un nouveau salarié va assimiler son nouvel environnement de travail et prendre ses marques.

Pourquoi l’onboarding est-il si important ?

L’onboarding, c’est quoi ?

Un processus d’embauche qui se finalise ne signifie pas pour autant que tout est joué pour le candidat et l’entreprise. Les premiers mois qui suivent la prise de poste sont décisifs : il s’agit du moment de l’onboarding, le processus d’accueil et d’intégration du salarié à une entreprise. Cette phase d’immersion dans l’entreprise est rythmée par plusieurs étapes pour le nouvel arrivant, depuis les jours précédents sa prise de poste – le pré-boarding – en passant par son arrivée, jusqu’au suivi régulier dans les mois qui suivent.

À quels enjeux répond-il pour l’entreprise ?

Souvent présenté comme crucial pour l’entreprise du point de vue RH, l’onboarding répond à trois objectifs principaux : la réduction du turnover, le développement de la marque employeur et l’engagement des salariés. Selon Workelo, 45% des démissions ont lieu la première année et 80% des nouvelles recrues prennent la décision de rester dans l’entreprise au cours des 6 premiers mois. Par ailleurs, un onboarding raté a des répercussions sur le plan économique, son coût oscille entre 30 000 et 150 000 euros mais aussi sur les équipes qui y ont consacré du temps et de l’énergie.

Pour vous assurer de la réussite du parcours d’onboarding, plusieurs grandes étapes clés sont incontournables.

Étape 1 : intégrer l’onboarding dès le processus de recrutement

Chaque équipe peut formaliser son propre processus d’onboarding dans l’entreprise, mais il faut que celui-ci irrigue l’ensemble du processus de recrutement, en lien avec les ressources humaines. Les missions présentées dans l’offre d’emploi et tout au long des entretiens doivent correspondre à la réalité du poste de façon cohérente. Autrement, vous risquez de faire naître chez le salarié arrivant des incertitudes, de la déception et même du désengagement. Soyez donc le plus transparent possible sur ses missions, vos attentes, la hiérarchie, le fonctionnement de votre entreprise, en veillant à ce que tous les interlocuteurs rencontrés par le candidat disposent du même niveau d’information. Tout au long du processus de recrutement, pensez également à communiquer sur l’histoire et la culture d’entreprise pour permettre aux futures recrues de s’en imprégner et de s’assurer qu'elles sont en phase avec le poste et vos valeurs.

Étape 2 : anticipez l’arrivée du salarié avec un pré-boarding préparé  

Avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise, vous pouvez lui donner accès à toutes les documentations utiles sur la culture de l’entreprise (valeurs, histoire, organisation) et sur ses futures missions. Attention cependant, à ne pas le noyer sous un flot d’informations qui pourrait le décourager et lui donner une impression de surcharge d’activités. Tout l’intérêt de cette étape est de permettre au nouvel arrivant de prendre ses marques le plus rapidement possible et de commencer à créer un lien avec lui. N’hésitez pas à vous rendre disponible auprès de lui, en lui proposant d’échanger à l’oral ou à l'écrit, pour répondre à ses questions.

En parallèle, vous pouvez préparer le matériel nécessaire à l’arrivée de votre nouveau collaborateur, créer son adresse mail et lui donner un accès à tous les outils qu’il sera amené à utiliser. Veillez à informer en amont les équipes concernées de son arrivée et à lui communiquer le planning de sa première semaine, les papiers administratifs liés à sa prise de poste et les différentes informations pratiques. La première semaine dans une entreprise est un moment stressant et l’ensemble de ces éléments contribueront à fluidifier son arrivée.

Étape 3 : bien accueillir le jour J

Le premier jour est un moment clé du processus d’onboarding : à la fin de sa première journée, le salarié repartira marqué par une impression, bonne ou mauvaise, selon la manière dont elle s’est déroulée. Tout doit être mis en œuvre pour qu’il se sente bien accueilli : visite des locaux, présentation aux équipes, petit-déjeuner ou déjeuner organisé avec l’ensemble des autres collaborateurs. Ces temps de rencontres sont précieux pour permettre au nouveau salarié de se sentir bien et intégré dès son premier jour.

Vous pouvez également opter pour un système de parrainage ou de tutorat, reposant sur la base du volontariat dans l’entreprise. Chaque salarié fraîchement arrivé peut être épaulé par l’un de ses pairs, en poste depuis plus longtemps, disponible pour répondre à ses questions et lui faire découvrir tous les aspects de son nouvel environnement de travail. 

Dans un article publié par Welcome to the jungle, Zoé, salariée d’une entreprise où elle a été marrainée à son arrivée, témoigne « Elle m’a aidée à mieux comprendre l’histoire de l’entreprise, à mieux connaître les pratiques courantes et elle m’a aidée à m’intégrer aux autres équipes ». Le parrainage, gage de Qualité de vie et des conditions de travail (QVCT), accélère le processus d’intégration des nouveaux salariés et multiplie leurs chances d’être opérationnels rapidement.

Étape 4 : accompagner durant les premières semaines 

Le maître-mot des premières semaines suivant l’arrivée du salarié ? La communication. Pour éviter qu’il se sente isolé face à ses nouvelles missions et responsabilités, celui-ci doit pouvoir facilement partager ses interrogations, ses doutes et ses difficultés auprès de son manager. Des points réguliers peuvent être calés avec lui, en l’invitant à librement exprimer ses retours, bons ou mauvais, et à lui apporter des réponses concrètes, le cas échéant.

Montrez également à votre nouveau collaborateur que vous êtes conscient qu’il a besoin d’un temps d’adaptation, nécessaire à toute personne démarrant une nouvelle activité. Soyez particulièrement attentif à ce qu’il dispose de toutes les ressources liées à l’exercice de son métier : rencontres avec les acteurs concernés, présentation des activités et enjeux stratégiques, formation aux outils utilisés par l’entreprise… La prise de poste du salarié doit faire l’objet d’un accompagnement adapté, semaine après semaine.

Étape 5 : assurer un suivi régulier dans le temps

L’onboarding va au-delà des premières semaines, et s’étire tout au long des mois qui suivent l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Vous pouvez, par exemple, lui proposer  de se lancer dans la rédaction d’un rapport d’étonnement à l’issue de sa période d’essai. Un excellent moyen pour lui de partager son retour d’expérience sur sa prise de poste, l’organisation, l’ambiance, son équipe, l’entreprise. Ce rapport peut être lu ou partagé à l’oral auprès de son manager, la direction de l’entreprise et le service RH. Mais attention, vous devez impérativement lui apporter des éléments de réponses concrets ou être en mesure de proposer des alternatives aux situations dysfonctionnelles qu’il soulève.

Vous pouvez aussi miser sur des feedbacks, moins formels et anonymes, laissant plus de place à la liberté à la parole des nouveaux collaborateurs. L’entreprise Orange propose, par exemple, à ses nouveaux salariés de faire des retours sur leurs expériences d’intégration à trois moments clés : 1 mois, 3 mois et 9 mois - avec des questionnaires de satisfaction en ligne et anonymes. L’essentiel étant d’encourager au maximum un dialogue ouvert pour identifier en amont des difficultés qui, non résolues sinon, pourraient conduire le nouveau salarié à la démission. Veillez également à proposer au collaborateur toutes les formations dont il a besoin pour mener de façon autonome ses différentes missions. 

Mon conseil en évolution professionnelle (Mon CEP) est là pour vous épauler dans cette démarche. Grâce à des rendez-vous confidentiels, gratuits et individuels, il peut aider vos nouveaux salariés à formaliser leurs besoins de formation. Pour favoriser le dialogue social au sein de votre entreprise,  Mon CEP peut également assurer un rôle de médiateur entre le salarié et l’entreprise.

En cas de départ du salarié, ne négligez pas l’offboarding

Une entreprise doit également veiller à ce que le départ d’un salarié se déroule dans de bonnes conditions. Dans le cas contraire, la marque employeur peut considérablement en pâtir. En cas de départ, volontaire ou non, de l’un de vos salariés, assurez-lui une passation en douceur, informez les équipes et facilitez le processus de fin de contrat (transmission de tous les documents administratifs, lettre de recommandation). Si le collaborateur vit bien cette période, s’il est conscient de votre reconnaissance pour son travail accompli, il pourra véhiculer une image positive de votre entreprise.

Pour accompagner les salariés dans leur parcours professionnel, les recruter, les former, les fidéliser et assurer leur qualité de vie au travail, Mon conseil en évolution professionnelle est un acteur de premier plan. Prenez contact avec nos chargés de partenariat en entreprise.